MATRÍCULA: UN PRIMER PASO PARA LA TRANSFORMACIÓN

Al momento de transformar una organización es necesario replantear los procesos claves que se realizan en su interior. Cada año los colegios privados llevan adelante dos procesos casi simultáneos: la admisión (para estudiantes nuevos) y la matrícula escolar. En el caso de la matrícula, se requiere un criterio legal para adecuar el proceso a las normas vigentes y evitar las sanciones y futuras demandas por alguna omisión o vicio en el proceso, pero además es necesario replantear el procedimiento con vistas a una mejor experiencia del cliente – familia.

Ahora que desde un celular se pueden realizar compras, contratar servicios y realizar innumerables trámites sin salir de casa; también se puede realizar la matrícula escolar desde un celular, o al menos así lo han entendido un buen número de colegios que apoyados en sistemas de información propios o contratados hacen posible esta experiencia. 

ALGUNAS EXPERIENCIAS

El sistema para el manejo de datos mas utilizado por los colegios privados es el SIEWEB que con un par de clics permite agilizar no solo el proceso de lado del cliente sino también ofrece la posibilidad de generar plantillas para la entrega de las nóminas al MINEDU y gestionar numerosos procesos adicionales como registros, listas, mensajería, biblioteca y muchos mas a partir de la matrícula. Esta plataforma se ha venido aplicando desde hace casi 20 años con sucesivas mejoras en sus diferentes módulos: Académico, Pensiones, Intranet, Biblioteca, Médico, Admisión, etc.

Otra experiencia notable es el sistema que han creado los Colegios Innova Schools que recorre el camino desde la admisión hasta la matricula, para luego integrar otros procesos como la nómina, registros, asistencia, mensajería, pensiones, etc. Y todo desde su propio aplicativo. 

En ambos casos el proceso de matrícula se puede realizar desde el celular en menos de 5 minutos.

LO DIGITAL COMO ELEMENTO DE LA TRANSFORMACIÓN

Más allá de la experiencia que recibe el cliente; el valor agregado que un colegio obtiene de la  digitalización de la matrícula es la transformación de otros procesos clave. En función de los datos de la matrícula cada docente tiene la información pormenorizada de las características de sus estudiantes, puede establecer equipos de trabajo, distribuirlos por secciones en función de un criterio homogéneo, detectar condiciones peculiares de su aprendizaje, etc. 

Ya en el plano de la evaluación, la ventaja que ofrece la digitalización es poder socializar  las rúbricas de evaluación con las familias, pudiendo valorar el progreso del aprendizaje de una manera ágil y objetiva. En el trasfondo la digitalización de este proceso promueve que el docente transforme su modo de evaluar; no solo coloca notas, sino que construye rúbricas, las socializa, las emplea progresivamente en sus clases y ofrece retroalimentación desde la misma herramienta.

Es ahí cuando entendemos el potencial de la transformación sobre la base de la tecnología, un colegio no puede limitarse solo en usarla sino que debe reconfigurar sus procesos, debe reconfigurar su cultura organizacional. La tecnología ya no será solo una herramienta sino un componente de sus procesos.

Sin embargo, ocurre que en muchos colegios a pesar de contar con estas herramientas para la matrícula la cultura de transformación solo ha llegado hasta el área administrativa o contable. El manejo de datos solo es aprovechado para los trámites o las pensiones, pues los encargados académicos todavía tienen un enfoque tradicional para la toma de decisiones que muchas veces excluye el manejo de datos. 

ESCALE, EL DATO SOBRE LA MATRÍCULA DE LA COMPETENCIA

También a nivel externo, el dato sobre la matrícula de los colegios de la competencia puede ayudarnos a dimensionar el posicionamiento de nuestra propuesta educativa a través de los datos públicos sobre la matrícula escolar en ESCALE.

 Veamos el siguiente ejemplo:

Hemos tomado los datos del nivel secundaria de dos colegios que se encuentran a un par de cuadras de distancia que por obvias razones no pondremos el nombre. El primero forma parte de una cadena de colegios abrió operaciones en la zona en el 2018, el segundo es un colegio de inspiración religiosa que venía operando hace mas de 20 años.

Cómo podemos observar a partir de la llegada del colegio de la cadena, el colegio de inspiración religiosa ha venido perdiendo mas estudiantes cada año, tanto que de 514 en el 2018 ha pasado a tener 337 en el 2023. Mientras que el colegio de la cadena ha pasado de tener 82 estudiantes en el 2018 a 450 en 2023.

Si nos fijamos en Identicole la variación de sus pensiones, encontramos que la diferencia es mínima. Por lo que podemos inferir que algo en la propuesta del colegio de inspiración religiosa no está respondiendo a las expectativas de los padres de familia.

Con este caso confirmamos la importancia del manejo de los datos para conocer a nuestra competencia y poder tomar decisiones a tiempo. La transformación se convierte entonces en una obligación para la supervivencia.